Thủ tục chốt sổ BHXH khá đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng không biết hồ sơ chốt sổ BHXH cần những gì, cách nộp ra sao, làm qua mạng được không... Á Châu sẽ hướng dẫn cụ thể cách chốt sổ bảo hiểm cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.

Nội dung chính

• Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?
• Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội và cách nộp hồ sơ chốt BHXH
• Những lưu ý khi làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

01. CHỐT SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI LÀ GÌ?

Khi công ty có lao động nghỉ việc thì người sử dụng lao động (công ty, doanh nghiệp đó) phải tiến hành thủ tục chốt sổ cho người lao động (NLĐ) tại công ty.

02. THỦ TỤC CHỐT SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI VÀ CÁCH NỘP HỒ SƠ CHỐT BHXH

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chốt sổ bảo hiểm gồm các thành phần sau:

- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 620 (số lượng 1 bản);

- Tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội (BHXH);

- Các tờ rời của sổ (nếu có, trường hợp người lao động đã tham gia BHXH nhiều lần);

Khi hoàn thành hồ sơ, doanh nghiệp đem nộp qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp (tùy quận, huyện) tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính. Hồ sơ nay không thể nộp online, do hồ sơ chốt sổ phải có sổ BHXH và tờ rời kèm theo (nếu có) để thực hiện thủ tục.

Trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày chốt sổ, cơ quan BHXH sẽ gửi trả lại sổ BHXH và tờ rời sổ (nếu có) cho NLĐ.

03. NHỮNG LƯU Ý KHI LÀM THỦ TỤC CHỐT SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI

1. Trước khi báo chốt BHXH thì doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục báo giảm lao động

Khi hoàn thành hồ sơ, doanh nghiệp đem nộp qua mạng tại địa chỉ https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ (trong trường hợp hồ sơ không đính kèm thẻ BHYT còn hạn); qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp (tùy quận, huyện) tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan này sẽ giải quyết hồ sơ cho bạn.

2. Trong quá trình đợi giải quyết chốt sổ hồ sơ, người sử dụng lao động phải thanh toán hết số tiền đóng BHXH cho NLĐ. Nếu không, quy trình sẽ dừng lại. BHXH sẽ mặc định NLĐ còn tham gia BHXH tại công ty và số tiền đóng BHXH vẫn được cập nhật bình thường. Khi hoàn thành hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ tự trừ lại số tiền phải đóng.

3. Nếu thực hiện đồng thời báo giảm và báo chốt cho NLĐ thì người sử dụng lao động chỉ cần nộp 2 loại hồ sơ này 1 lần. BHXH sẽ giải quyết nếu hồ sơ hợp lệ và đã thanh toán tất cả tiền đóng BHXH.

4. Khi NLĐ thôi việc tại công ty thì trong vòng 7 ngày, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH (chậm nhất là 30 ngày). Nếu doanh nghiệp báo giảm và báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế thì sẽ bị truy thu lãi suất chậm nộp hồ sơ theo quy định của BHXH.

Trên đây là thông tin cần thiết về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội và hình thức nộp hồ sơ báo chốt BHXH. Nếu còn thắc mắc về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội hay bất kỳ vấn đề pháp lý nào, bạn có thể liên hệ Kế toán Á Châu để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp.